Hoeveel tools open jij elke ochtend?
Bij mij waren het er heel wat. Eerst mijn mails. Een deel daarvan werd een taak, en die zette ik dan zelf over naar mijn takenlijst. Daarnaast had ik een lijst met herinneringen, dingen die ik niet mocht vergeten. Een aparte lijst voor mijn grotere projecten. En nog een planning voor social media.
Allemaal handige tools. Maar ze zaten elk op een ander eiland.
De workflow zat in mijn hoofd
Het eigenlijke werk was niet het werk zelf. Het was alles aflopen.
Elke ochtend volgde ik hetzelfde rondje: mails checken, kijken wat een taak moet worden en dat overzetten, mijn herinneringen nalopen, mijn projecten bekijken, mijn social media planning openen. Het verband tussen al die dingen zat alleen in mijn hoofd. En als ik één stap oversloeg, glipte er iets door.
Nu komt alles samen in één overzicht
We hebben die tools aan elkaar gekoppeld. Elke ochtend wordt alles opgehaald en samengebracht in één duidelijk overzicht, mijn ochtendbrief:
Mails die actie vragen, worden automatisch een taak. (Hoe we onze mailbox aanpakken, lees je in deze blog.)
Snel afhandelen: herinneringen en kleine klusjes die ik meteen kan wegwerken.
Taken: wat iets meer tijd vraagt.
Dringend: wat te laat is of deze week moet.
Projecten: met een voorstel voor waar ik vandaag het best aan werk.
Social media: welke posts de komende dagen online moeten.
Eén scherm in plaats van vijf. Ik zie meteen wat ik snel kan regelen en wat er echt dringend is.
En het werkt in twee richtingen
Dit is het stuk dat het verschil maakt. Het overzicht is niet zomaar een kopie om naar te kijken.
Vink ik een taak af, dan wordt ze in de achtergrond ook afgewerkt in de tool waar ze vandaan komt. Zie ik een herinnering, dan zet ik ze daar op "gedaan". Is een post klaar, dan wordt ze ingepland. Ik werk op één plek, en de rest gebeurt vanzelf.
Wat levert het op?
Minder klikken, minder zoeken
Geen rondje meer langs vijf tools. Alles staat klaar op één plek.
Niets valt er nog tussen
De workflow zit niet meer in mijn hoofd maar in het systeem. Wat aandacht vraagt, komt vanzelf boven op het juiste moment.
Snelle dingen meteen weg
Kleine klusjes staan apart. Die werk ik eerst af, en daarna heb ik mijn hoofd vrij voor het grote werk.
Je tools blijven gewoon je tools
Ik moest niets nieuws leren en niets overzetten. Mijn bestaande tools zijn gewoon gekoppeld.
Ook voor jouw zaak?
Elke ondernemer heeft zijn eigen eilanden: een mailbox, een agenda, een boekhoudpakket, een planning, een klantenlijst. Het principe blijft hetzelfde: koppelen, centraliseren en tonen in één overzicht dat je dag stuurt.
Benieuwd hoe dat er voor jou zou uitzien? In een gratis adviesgesprek kijken we samen welke tools jij gebruikt en hoe we ze laten samenwerken.
Over de auteur