Bookingplatform op maat voor kanoverhuur

Van manuele Excel-planning naar een geautomatiseerd boekingsplatform voor Kano.be.

Klant Kano.be

Sector Recreatie & Toerisme

Screenshot van bookingplatform op maat voor kanoverhuur (Kano.be)

De uitdaging

Waar stonden we?

Kano.be beheerde haar boekingen jarenlang via Excel-lijsten, agenda's en e-mail. Reservaties moesten manueel ingepland worden, beschikbaarheid werd handmatig gecontroleerd en wijzigingen zorgden voor extra opvolgwerk en fouten.

Daarnaast was er geen centraal overzicht van materiaal zoals kano's, peddels en logistieke stoplocaties. Dagelijkse planningen en ophalingen moesten telkens opnieuw manueel worden samengesteld, wat veel tijd kostte en de werking steeds complexer maakte naarmate het aantal boekingen toenam.

Projectdoelen

Wat wilden we bereiken?

1 Online boekingen rechtstreeks via de website mogelijk maken
2 Beschikbaarheid per uur automatisch controleren
3 Eén centraal systeem voor boekingen, klanten en materiaal
4 Administratie en e-mailverkeer drastisch verminderen
5 Duidelijke dag- en uurplanning voor de werking
6 Overzicht krijgen van materiaal per locatie

Onze aanpak

Hoe hebben we dit aangepakt?

Analyse & Inzicht

We brachten het volledige boekings- en planningsproces in kaart: van aanvraag via e-mail tot materiaalophaling na afloop. Daarbij identificeerden we waar manuele stappen, dubbel werk en fouten ontstonden.

Strategie & Prioritering

De focus lag op één centrale applicatie die boekingen, klanten en materiaalbeheer samenbrengt. Automatische bevestiging waar mogelijk, manuele controle waar nodig, met maximale flexibiliteit voor de beheerder.

Ontwerp & Validatie

We ontwierpen duidelijke flows voor klanten (boeken & bevestiging) en voor de organisatie (planning, materiaal en logistiek). Deze flows werden afgestemd en gevalideerd vóór de technische uitwerking.

Technische Uitvoering

We ontwikkelden een maatwerk bookingplatform gekoppeld aan de website. Het systeem beheert tijdsloten, beschikbaarheid, materiaal en communicatie automatisch, met een overzichtelijke admin-omgeving voor dagelijkse opvolging.

De oplossing

Wat hebben we gebouwd?

We ontwikkelden een volledig op maat gemaakt bookingplatform dat centraal staat in de werking van Kano.be. Boekingen verlopen rechtstreeks via de website, met automatische controle van beschikbaarheid, planning en materiaalbeheer per uur en per locatie. Klantgegevens, bevestigingen en communicatie worden vandaag allemaal beheerd vanuit één overzichtelijk systeem, zonder losse lijstjes of agenda's.

Het resultaat

Wat heeft het opgeleverd?

Na het online zetten van de nieuwe applicatie was de impact meteen duidelijk. Met veel minder manueel werk, veel meer overzicht en enorm veel tijdsbesparing tot gevolg. Operationele tijdsbesparing: ±15-20 uur per week.

+65%

Online boekingen

-70%

Manuele administratie

4u → 1u

Planningstijd per dag

-90%

Foutieve boekingen

"Wat vroeger veel manueel werk en chaos was, loopt nu overzichtelijk en automatisch. Boekingen, planning en materiaalbeheer zitten eindelijk in één systeem. Dat maakt een enorm verschil in onze werking."

Nick Smets

Zaakvoerder

Reflectie

Waarom werkte dit?

Deze case toont hoe maatwerk software een operationeel verschil kan maken, zelfs zonder complexe marketing of grote volumes. Door het volledige proces, van online boeking tot logistieke planning, te automatiseren en te centraliseren, kreeg Kano.be opnieuw overzicht, controle en schaalbaarheid in haar dagelijkse werking.

Past deze aanpak bij jouw situatie?

Laten we in een kort gesprek verkennen wat er mogelijk is voor jouw bedrijf. Geen verplichtingen, wel concrete inzichten.

Plan strategisch gesprek