Herken je dit? Je had een goed gesprek. De klant was enthousiast. Jij zat 's avonds nog een uur aan die offerte, mooi uitgewerkt, verstuurd.
En dan: niets.
Na een week denk je er nog eens aan. "Ik ga niet zeuren, ze laten wel iets weten." Na twee weken voelt bellen raar. En de offerte verdwijnt in de vergeethoek. Bij jou én bij de klant.
Het pijnlijke? Die klant zei geen nee. Die was gewoon druk.
Stilte is geen nee
Een offerte zonder antwoord voelt als een afwijzing. Meestal is het dat niet. Je klant heeft ook een mailbox die overloopt, een partner die nog moet meekijken, een boekhouder die "even" moet rekenen. Je offerte zakt gewoon naar beneden.
De cijfers bevestigen dat. PandaDoc analyseerde meer dan 570.000 offertes: wie een reeks herinneringen stuurt, heeft 30% meer kans dat de offerte getekend wordt. Niet door een betere prijs. Gewoon door eraan te herinneren.
Waarom we het toch niet doen
Iedereen weet dat opvolgen werkt. Toch gebeurt het niet. Volgens HubSpot stopt 44% van de verkopers na één opvolging. En dat zijn mensen voor wie verkopen hun job is.
Als zelfstandige sta je op de werf, achter de toonbank of bij een klant. Opvolgen schiet er dan als eerste bij in. De redenen die ik het vaakst hoor:
- Je wil niet opdringerig overkomen.
- Je weet niet meer welke offertes nog openstaan.
- Er is gewoon geen moment voor.
Geen van die drie is een salesprobleem. Het is een procesprobleem. En dat kan je oplossen.
Timing doet meer dan je denkt
Proposify keek naar 1,3 miljoen offertes. 42,5% van de gewonnen offertes werd getekend binnen 24 uur nadat de klant ze voor het eerst opende. Dat is het moment waarop je klant ermee bezig is.
Een korte vraag op dat moment ("Heb je nog vragen bij de offerte?") komt niet over als zeuren. Het is service.
En de toon? Gong zag dat een opvolgmail met "ik heb nog niets van je gehoord" 14% minder afspraken oplevert. Verwijten werkt niet. Helpen wel.
Zo laat je het vanzelf lopen
Je hebt geen salesteam nodig. Je hebt een vast ritme nodig dat niet van je geheugen afhangt:
- Dag 0: de offerte vertrekt als link, niet als PDF in bijlage. Met een knop om meteen een kort gesprek in te plannen. Boekt de klant het opvolggesprek, dan staat het in jouw agenda en pauzeert de rest van de reeks.
- De klant opent de offerte: omdat het een link is, zie je wanneer hij ze opent. Jij krijgt een seintje en belt diezelfde dag even: "Is alles duidelijk? Heb je er vragen bij?" Zeg er niet bij dat je het zag, dat voelt als meekijken 😉
- Dag 3, nog geen antwoord en geen gesprek gepland: een korte, behulpzame mail. Een antwoord op een vraag die vaak gesteld wordt, een extra foto, een referentie.
- Dag 7: een sms of WhatsApp. Kort en menselijk. Allemaal automatisch uiteraard.
- Dag 14: de laatste. "Zal ik het dossier afsluiten, of is het voor later?" Zo maak je het makkelijk om eerlijk te antwoorden.
Tekent de klant, of zegt hij nee? Dan stopt de reeks vanzelf. En jij ziet in één lijst welke offertes nog openstaan en hoe oud ze zijn.
Belangrijk: elk bericht klinkt als jij. Geen robotmail met "Beste klant". Een bericht dat je zelf ook had gestuurd, als je er de tijd voor had.
Vorige keer was het de telefoon
In een vorige blog rekende ik uit wat een onbeantwoorde telefoon een sauna kost. Dat lek zit vooraan: de klant raakt niet tot bij jou.
Bij offertes zit het lek achteraan. De klant is er al, wil al iets, en jij laat hem gaan. Dat is nog zuurder, want het grootste werk heb je dan al gedaan.
Hoeveel offertes staan er bij jou open?
Tel eens hoeveel offertes van de voorbije drie maanden nog geen antwoord kregen. Zijn het er meer dan een handvol? Dan ligt daar omzet te wachten.
Benieuwd hoe zo'n opvolging er bij jou zou uitzien? In een gratis Bottleneck Scan van 30 minuten kijken we samen waar jouw offertes blijven hangen. Geen verkooppraatje, gewoon meekijken.
Over de auteur